Comment préparer et organiser un déménagement d'entreprise ?

Les 7 étapes d’un déménagement d'entreprise réussi

Un déménagement d'entreprise réussi est l'aboutissement de plusieurs mois de préparation. Recherche de nouveaux bureaux, consultation et accord des collaborateurs, remise en état, résiliation… On fait le point sur les principales démarches à anticiper.  

1 - Trouver ses nouveaux bureaux  

Le besoin de quitter ses locaux se fait particulièrement sentir en phase de croissance ou de transition. Vous pourriez avoir besoin d'une surface plus importante pour vos collaborateurs, d’une meilleure adresse pour vos clients ou encore de nouveaux services ciblés pour les besoins de vos activités.  

Votre projet est clair, mais les démarches peuvent s'avérer laborieuses et chronophages. Gérer une entreprise est un métier à temps plein. Gérer un projet immobilier de A à Z en est un autre.  

Vous cherchez à déménager vos bureaux à Beauvais ou dans une autre ville du département ? L’agence Arthur Loyd Oise, spécialisée en immobilier d’entreprise, vous aide à concrétiser votre projet de location de bureaux à Beauvais, à Compiègne ou encore à Chantilly.  

Votre entreprise est implantée ailleurs et vous souhaitez ouvrir de nouveaux bureaux à Beauvais ou dans l'Oise ? Les experts de terrain Arthur Loyd vous aident à appréhender les spécificités du marché local de l'immobilier d'entreprise.  

2 - Considérer la distance avec le nouvel emplacement  

Déménager à l’autre bout de la rue ou à l’autre bout du pays n'implique pas les mêmes contraintes.  

Plus vous restez dans le périmètre de votre précédente adresse, plus les contraintes pratiques et administratives sont réduites. Si vous déménagez d’un quartier à un autre dans une même ville, vous conservez par exemple les mêmes interlocuteurs parmi les acteurs locaux : collectivité, partenaires professionnels, agence bancaire…   

Un déménagement d'entreprise vers une autre région implique nécessairement davantage de bouleversements. Le coût du déménagement est, lui aussi, inévitablement plus important. Les distances parcourues sont plus grandes, et il n'est plus question de se passer des services de déménageurs professionnels.  

3 - Communiquer efficacement autour du déménagement  

Cette distance entre les anciens et les nouveaux locaux a aussi un impact sur les ressources humaines de l'entreprise. Si vos collaborateurs ont été embauchés dans vos bureaux à Beauvais, cette adresse est mentionnée dans le contrat de travail.  

Au-delà du secteur géographique prévu par contrat, le salarié peut signifier son refus de suivre l'entreprise et bénéficier d’une procédure pour licenciement économique. À condition, toutefois, que le contrat ne prévoit pas de clause de mobilité, auquel cas le refus donnera lieu à un licenciement pour motif personnel.  

Dans tous les cas, il est important d'impliquer ses collaborateurs aussi tôt que possible dans le projet. Tous les employés ont un rôle à jouer, mais les missions et les délais doivent être clairement énoncés. Nommer un responsable en charge du rétroplanning est le meilleur moyen de s’en assurer.  

4 - Anticiper les formalités essentielles à l'activité  

Certaines formalités, si elles ne sont pas réalisées dans les temps, pourraient freiner vos activités dans les nouveaux locaux.  

Vos prestataires de réseaux en électricité, téléphonie et internet doivent impérativement être informés à temps pour orchestrer la bascule des contrats d’un local à l’autre. Le cas échéant, vous pourriez aussi décider de changer de prestataire, mais là aussi cela s’anticipe.  

D'autres formalités n'empêchent pas le déroulement de vos activités, mais exposent la sécurité de l'entreprise et/ou peuvent la mettre en non-conformité avec la réglementation. Vous devez par exemple réaliser les démarches nécessaires auprès des assureurs, de l’URSSAF… Le rétroplanning vous aidera à y voir plus clair.  

5 - Résilier le bail en cours  

La non-résiliation du bail en cours fait partie de cette dernière catégorie de formalités : celles qui n'empêchent pas l’activité, mais qui restent une épine dans le pied de l'entreprise. Combien de temps pouvez-vous vous permettre de régler les loyers de deux baux en cours ? Pour réduire au maximum le temps de chevauchement, il faut là encore s’y prendre à l’avance.  

Les conditions et les délais de résiliation dépendent de la nature du bail. Avec les baux professionnels et commerciaux, le préavis est de 6 mois. La résiliation sans motif peut intervenir à tout moment dans le cadre d’un bail professionnel. Pour les baux commerciaux, la résiliation est plus encadrée, puisqu’elle ne peut intervenir sans motif qu’à l'issue de chaque période triennale. À défaut, la résolution à l’amiable, d’un commun accord avec le propriétaire, est une option envisageable.  

Expert en immobilier d'entreprise, Arthur Loyd Oise vous aide à résoudre toutes ces questions techniques et juridiques. Vous louez des bureaux à Beauvais dans le cadre d’un contrat de prestation de services ou en coworking ? Les conseillers Arthur Loyd vous accompagnent dans toutes les démarches liées à votre nouveau projet de location de bureaux à Beauvais et partout dans l'Oise.  

6 - Assurer la remise en état des anciens locaux  

Après avoir fait l'inventaire du matériel, du mobilier et du parc informatique de l'entreprise, vos anciens locaux pourront être vidés. Vous risquez alors de découvrir des dégâts cachés ou d’endommager certains ouvrages du bâtiment pendant le déménagement de l'entreprise.  

Constatez les dommages et référez-vous à l’état des lieux d’entrée pour savoir si votre entreprise est en cause. Le cas échéant, prévoyez des actions de réparation en plus du grand ménage indispensable après avoir quitté les lieux. Toutes ces opérations concourent à la remise en état des locaux loués.  

7 - Adapter le nouveau local à ses besoins  

Les bureaux sont un lieu de vie à part entière et une seconde maison pour vos employés. Il est important d’y consacrer du temps et un budget plus ou moins conséquent selon les possibilités de l'entreprise. Vous pouvez vous rapprocher d’un cabinet d'architectes d'intérieur spécialisés dans l'aménagement des espaces de travail.  

Si vous avez déjà récupéré les clés de vos bureaux à Beauvais, rapprochez-vous des décorateurs localement implantés qui pourront venir visiter le bien et vous suggérer plusieurs approches pour optimiser la surface exploitable et améliorer le cadre de travail de vos salariés.